6 - Digitalisierung und Optimierung von Mitarbeitergesprächen im HR-System
Problemstellung:
Ein Unternehmen verließ sich bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen auf papierbasierte Prozesse oder einfache MS-Word- und MS-Excel-Lösungen. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Auswertung, Nachverfolgung und Sicherstellung der Prozessqualität. Die Gespräche waren oft jährlich und inhaltlich komplex, was eine effiziente Verwaltung und Auswertung erschwerte.
Lösungsweg:
- Analyse und Anpassung des Prozesses: Zunächst wurde der bestehende Prozess für Mitarbeitergespräche analysiert und gegebenenfalls vereinfacht. Dabei wurden die Anforderungen des Kunden und die Möglichkeiten des HR-Systems berücksichtigt.
- Integration in das HR-System: Die Mitarbeitergespräche wurden in das HR-System integriert, um eine digitale Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation zu ermöglichen.
- Entwicklung eines Konsensverfahrens: Ein Verfahren wurde etabliert, bei dem sowohl der Beurteilende als auch der Beurteilte das Gespräch vorbereiten und gemeinsam ein Konsensgespräch führen. Die abschließende Freigabe erfolgte durch alle Beteiligten.
- Einbindung weiterer Teilnehmer: Optionen für die Teilnahme von Betriebsräten, Projektleitern oder fachlichen Beurteilern wurden integriert, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Gespräche gerecht zu werden.
- Zielvereinbarung und Weiterbildungsplanung: Ziele wurden anhand eines Katalogs oder einer Zielkaskade definiert. Bei Bedarf wurden Maßnahmen zur Weiterbildung direkt an die Personalentwicklung kommuniziert.
- Revisionssichere Dokumentation: Die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche wurden revisionssicher in der digitalen Personalakte gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
- Neugestaltung der Frequenz: Die Frequenz der Gespräche wurde überdacht und an die Dynamik des Marktes angepasst, um regelmäßigere und zeitnahe Zielüberprüfungen zu ermöglichen.
- Schulung und Information der Beteiligten: Durch Lehrvideos und FAQ-Aufstellungen wurden alle Mitarbeiter über den neuen Prozess informiert und geschult.
- Erstellung einer Betriebsvereinbarung: Um rechtliche und formale Aspekte zu klären, wurde eine neue Betriebsvereinbarung erstellt und implementiert.
Ergebnis:
Die Digitalisierung und Optimierung der Mitarbeitergespräche führte zu mehreren Verbesserungen:
- Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung wurden Prozesse beschleunigt und vereinfacht.
- Bessere Nachverfolgung und Auswertung: Die Integration in das HR-System ermöglichte eine effektive Nachverfolgung und Auswertung der Gespräche.
- Erhöhte Transparenz: Die revisionssichere Speicherung und der Schutz der Daten verbesserten die Transparenz und Sicherheit.
- Flexibilität und Aktualität: Durch die Anpassung der Gesprächsfrequenz konnten Ziele und Leistungen aktueller und flexibler bewertet werden.