12 - Revitalisierung und Optimierung bestehender HR-Systeme durch externe Beratung
Problemstellung:
Ein Unternehmen stand vor der Herausforderung, dass seine HR- und Bewerbungsmanagementsysteme im Laufe der Zeit nicht mit den sich ändernden Anforderungen und Möglichkeiten Schritt gehalten hatten. Obwohl die Systeme an sich leistungsfähig waren, wurden sie nicht optimal genutzt, teilweise aufgrund fehlenden Wissens über aktuelle Funktionen oder mangelnder Schulung.
Lösungsweg:
- Einsatz externer Berater: Das Unternehmen entschied sich, externe Berater einzubeziehen, die auf die Einführung und Optimierung von HR-Systemen spezialisiert sind.
- Analyse der bestehenden Systeme: Die Berater führten eine umfassende Analyse der vorhandenen Systeme durch, um festzustellen, welche Funktionen untergenutzt oder übersehen wurden.
- Optimierung von Prozessen: Basierend auf der Analyse wurden Prozesse optimiert, um sie effizienter zu gestalten. Dazu gehörte die Beschleunigung des Bewerbungsprozesses, der Abbau unnötiger Zwischenschritte und die Einführung digitaler Workflows.
- Implementierung neuer Schnittstellen: Es wurden neue Schnittstellen implementiert, um eine bessere Integration zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten und Dateninseln zu vermeiden.
- Aufbau eines Kennzahlensystems: Ein verlässliches Kennzahlensystem wurde aufgebaut, um eine bessere Übersicht und Steuerung der HR-Prozesse zu ermöglichen.
- Schulung der Mitarbeiter und Führungskräfte: Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Systeme effektiv nutzen können, wurden umfassende Schulungen durchgeführt.
- Bereitstellung von Support-Materialien: Zur Unterstützung des laufenden Betriebs wurden Videotutorials und FAQs bereitgestellt, die einen 24-Stunden-Support ermöglichen und gleichzeitig Lernmöglichkeiten bieten.
Ergebnis:
Die Beratung und Optimierung der HR-Systeme führte zu mehreren Verbesserungen:
- Effizientere HR-Prozesse: Durch die Prozessoptimierung und die Einführung neuer digitaler Workflows wurden die HR-Prozesse effizienter und transparenter.
- Bessere Systemintegration: Die neuen Schnittstellen verbesserten das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Systemen und eliminierten Dateninseln.
- Erhöhte Systemnutzung: Durch Schulungen und Support-Materialien konnten die Mitarbeiter die Funktionalitäten der Systeme besser nutzen.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Das neue Kennzahlensystem ermöglichte eine fundiertere Entscheidungsfindung in Bezug auf HR-Prozesse.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die optimierten Prozesse und die verbesserte Handhabung der Systeme stieg die Zufriedenheit der Mitarbeiter.