Wie oft passiert es Ihnen, dass Sie Probezeiten nicht mehr im Blick haben, Bewerber zu lange auf Antworten warten lassen oder einfach nur Dokumente zum Personal suchen, die sie auf einem Laufwerk oder im Aktenschrank abgelegt haben? Wo früher vielfach noch Excel zur Organisation ausreichte, sind die Zeiten heute schon lange vorbei. Der Markt der HR Systeme ist fast schon explodiert, neue Startups drängen massiv mit eigenen Ideen auf die Bildfläche und werben mit einfachsten Lösungen, die den Alltag des Personalers aufräumen. Statt Pflege eigener Listen, bieten Browser-basierte Lösungen, meist in der Cloud bereitgestellt, eine Vernetzung aller Daten und die Einbindung verschiedenster Rollen wie Manager, Teams und der gesamten Belegschaft in ein Gesamtsystem.

Was auf den Prospekten so einfach aussieht oder in der von den Herstellern vorbereiteten Demo perfekt demonstriert wird, erweist sich in der Praxis dann oft als nicht ganz so einfach. Die Systeme sind in vielen Fällen eben nicht vergleichbar und eine Auswahl, aufgrund einer Vergleichsmatrix, hilft nicht wirklich weiter. Einige Beratungshäuser sind auf die Auswahl per Matrix spezialisiert und die Ergebnisse halte ich in vielen Fällen als fragwürdig und von anderer Seite gesteuert.

Jedes System hat eine grundlegende Philosophie in der Architektur und meist auch einen Ursprung. Das kann man sehr gut an Systemen erkennen, die den Kern in der Lohn-abrechnung haben. Solche legen die Schwerpunkte meist auf eine Personalakte und Stammdatenmanagement, aber lassen viele Funktionen bei eRecruiting oder Talentmanagement vermissen. Leider beginnt hier in vielen Fällen der erste „strategische“ Fehler in den Köpfen der Entscheider. Die Lohnsysteme, wie Anbieter mit Buchstaben D oder P, sind vielleicht schon im Haus und es wird alles versucht, ein solches System zu erweitern, mit der Hoffnung, dass die Daten kompatibel sind und alles (weiter) perfekt zusammenläuft. Der erste Trugschluss. Selbst bei weltweit führenden Systemen, ein Hersteller beginnt mit dem Buchstaben S oder O, findet man ein Sammelsurium von verschiedenen Systemen und Architekturen, die über eine IT-Zwischenschicht („middleware“)  zusammengeführt werden. Die Oberfläche für den nicht erfahrenen Nutzer vermittelt einen einzigen „Guss“, aber technisch ist das danach eher eine nerven- und budgetaufreibende Katastrophe mit Inkompatibilitäten. Hier zeigen Mitbewerber, z.B. mit den Anfangsbuchstaben W oder O ein geschlossenes und kompatibles System, aber sind eben nicht offen für die vielleicht bestehende Payroll. Also kompletter Wechsel ist angesagt, falls man es „richtig“ machen möchte.

Doch schauen wir auf den Mittelstand. Hier tummeln sich in Deutschland viele Anbieter, für Startups ist das ein wichtiger Zielmarkt. Gerade Deutschland ist in der Personalarbeit „besonders“ und nur schwer für ausländische Produkte wirtschaftlich sinnvoll erreichbar. Viele haben schon versucht in den Markt einzutreten, die meisten sind jedoch gescheitert und haben sich nach einigen Jahren zurückgezogen, wie z.B. Anbieter die mit T oder M beginnen. Sie kennen sicherlich auch Beispiele, besuchen Sie nur die Messen und vergleichen die Anbieterwechsel dort, sowie die Entwicklung der Stände.

Der Markt wächst sehr stark, der Aufkauf von Anbietern, die Einverleibung von deren Produkten und Kundschaft ist die Regel. Dabei spielt die Software oft eine untergeordnete Rolle: es geht um Marktanteile. Das Nachsehen haben dann oft die Kunden, die gerade ein Produkt gekauft haben und dann nach dem Merger in wirkliche Schwierigkeiten kommen, da das Produkt nicht mehr weiterentwickelt wird oder die Betreuung nicht mehr richtig funktioniert. Anbieter, die diesen Weg gingen, bzw. betroffen waren, beginnen z.B. mit S oder L.

Was heißt das für die Auswahl der Software? Es ist wie vieles im Leben. Es gibt keine absolute Sicherheit und perfekte Entscheidung. Zu erwarten, dass ein System alles kann, ist Im Fokus sollte nicht nur die Software selbst stehen, sondern das Konzept, die „Denke“ und Strategie des Herstellers, wie auch die Kundenbetreuung und letztlich Bedienbarkeit für Wenignutzer, beispielsweise Mitarbeiter und Führungskräfte. Wer nur nach einer billigen Lösung sucht, bekommt auch genau diese. Wie sollte sich ein Anbieter sonst refinanzieren?  Oft bieten Anbieter zusätzlich auch Apps an, die das Bild abrunden. Der Vorteil ist die meist höhere Akzeptanz bei Nutzung auf dem Smartphone.

Doch woran unterscheiden sich die Ansätze der Software im Sinne der Architektur? Wie eingangs erwähnt, ist der Ursprung wichtig. Ein Abrechnungs- oder Controlling-Spezialist wird in der Regel aus genau dieser Perspektive heraus entwickeln. Hier liegt der Fokus vielleicht eher auf Genauigkeit, Datenmodell und Auswertbarkeit. Ist der Kern ein Recruitingsystem, bei dem Kreativität, Schnelligkeit, Branding und Matching eine Rolle spielt, ist der Weg zur Abwesenheits- oder Zeitmanagement eher weiter zu gehen. Bei Talentmanagementsystemen vermisst man oft eine Digitale Personalakte, Lohndetails oder Zeitmanagement, dafür bieten diese ein umfassendes Skill-Management und legen Wert auf die Visualisierung von Entwicklung, Mitarbeitern und Teams.

Ok, das ist eine Unterscheidung mit dem Schwerpunkt WAS die Systeme können oder vorgeben zu können. Aber wie steht es um das WIE? Hier trennt sich die Spreu vom Weizen und soweit kommt man eben oft nicht in der Auswahl. Aber ab hier wird es spannend!

Viele Personaler, die noch keine HR-Systeme im Einsatz haben, arbeiten noch mit Listen, z.B. auf Basis von Excel, Papier oder Post-It. Oder es gibt eine Lohnabrechnung mit einem Stammdatensatz mit Lohnkonten. Urlaubslisten werden in Excel gepflegt, oft auch mehrfach und pro Bereich hat der Bereichsleiter eine weitere Übersicht der Stände seiner Belegschaft, vielleicht auch auf dem Wandkalender. Am Ende des Jahres müssen nun alle Daten stimmen und das Gerangel um den „richtigen Stand“ des Resturlaubs geht los. Das Thema Urlaubs-rückstellung möchte ich hier gar nicht anbringen.

Was ist nun einfacher, als um Hilfe zu rufen und im Markt nach Systemen Ausschau zu halten. Die Frage ist meist, wie man die Excel Listen mit der HR-Datenhaltung ablösen und das Urlaubsmanagement vereinfachen und konsistent halten kann. Hat man eine Zeitwirtschaft im Haus, wird diese oft dazu genutzt und zu einem „kleinen HR-System“ umfunktioniert, also beispielsweise Felder hinzugefügt, so können einige Baustellen geschlossen werden. Selbst eine Abrechnung muss anfangs noch den Kopf dafür herhalten. Die Zeiten, in denen die IT Abteilungen eigene HR-Systeme auf Access-Basis bauten, sind gottseidank vorbei! Später merkt man, dass man aber unbewusst neue Löcher grub, weil ein System der Zeitwirtschaft eben auch genau das tut und bspw. für eine Erweiterung im Bereich einer Digitale Personalakte, Qualifikationsmanagement oder Personalgesprächen nicht taugt, die Abrechnung eben kein Portal oder eine App anbietet, welche für Mitarbeiter einen einfachen Zugriff auf den Kalender und Buchungen erlaubt. Das Tragische: meist hat man soviel in Anpassungen oder Sonderprogrammierung einer vorhandenen Software gesteckt, dass der Umstieg immer schwerer fällt: Daten müssten migriert werden, Vorhandenes sollte am besten nicht beeinträchtigt, Prozesse nicht verändert, nur verbessert werden. Das geht aber nicht so einfach oder eben gar nicht, das muss klar sein, ist es aber vielen Entscheidern eben nicht. Das Pferd steckt tot im Boden und der Reiter peitscht weiter darauf ein. Dieser Reiter ist oft im oberen Management zu finden. Wen wundert´s?! Kaufmännische Entscheidungen von heute, die sich erst später dann kaufmännisch rächen. Oft treten nur Veränderungen ein, wenn sich die Entscheider ändern. Manchmal führt eine Fluktuation an der richtigen Stelle zu neuen Erkenntnissen. Manchmal.

Nun habe ich am Ende wirklich ein System gefunden, welches preiswert ist und einen einfachen Umstieg ermöglicht. Die Webseite verspricht mir alle Funktionen, die ich benötige. Der Import von Excel-Dateien ist möglich und alles ist für mich passend vorkonfiguriert, auch die Rollen für HR, Führungskräfte und Mitarbeiter. Der Stammdatensatz erscheint sinnvoll und mir gefällt die einfache Handhabung. Leicht kann ich Menüpunkte bedienen, Reports ausführen. Das Kritische dabei ist aber, dass ich in dieser Phase das System anwende und ich lasse mich vom gefälligen Bild einer gut gefüllten Demo, die genau die Vorteile der Software ausspielt, beeindrucken. Ich wende die eingestellten Demorollen an und spiele mit den Daten etwas. Ich konfiguriere nicht, ich erstelle keine neuen Inhalte, ich konzentriere mich auf meine Rolle in der Anwendung mit der Hoffnung, dass alles später genauso einfach sein wird. Ich merke nicht, wie geschickt gerade hier Marketing betrieben wird. Vielleicht teste ich sogar noch, wie einfach Daten importiert werden können, falls der Anbieter ein individuelles System für mich in der Vertriebsphase bereitstellt. Viele Lernvideos zeigen, wie spielerisch eine Konfiguration vorgenommen werden kann. Das überzeugt. Der Kauf geschieht ohne persönlichen Kontakt bzw. über Mailverkehr oder Telefon. Innerhalb weniger Tage steht das neue HR System.

Jetzt aber ist plötzlich alles anders und die Fragen werden konkreter. Ich möchte meine Excel-Listen importieren, aber ich stelle fest, dass diese Felder gar nicht im Stammdatensatz vorhanden sind. Wie lege ich nochmals ein Feld in der Software an? Brauche ich ggf. ein historisches Feld, wie z.B. bei der Elternzeit mit verschiedenen Zeiträumen, oder ggf. ein Währungsfeld für einen Zuschuss zur privaten Qualifikation, sogar direkt mit einer Umrechnung auf Euro für die ausländischen Standorte? Vielleicht brauche ich ein Feld mit vorgegebenen Werten oder sogar eines, bei dem ich aus einer Liste mehrere Werte (z.B. verschiedene Einsatzsorte) auswählen kann? Habe ich es nun geschafft das Feld anzulegen, besteht noch die Frage, wie ich diesen Wert auswerten kann. Oder gibt es einen Platzhalter für Formschreiben, den ich auch nutzen kann, z.B. bei einem Willkommens-Schreiben. Wie einfach kann ich auch diese erstellen? Muss ich da eine Textverarbeitung wie MS-WORD haben? Wenn ja, wie gehe ich dann damit auf dem Tablet um, wenn ich keinen PC nutze?

Auch ist die Frage berechtigt wer, nun dieses neue Feld sehen oder bearbeiten kann. Es darf ja nicht sein, dass alle Felder alle sehen dürfen, oder? Auch könnte es sein, dass dieses Feld im Rahmen des ESS (employee self-service) von den Mitarbeitern ausgewählt werden darf und im Rahmen eines Antrags oder Workflows verwendet werden soll. Ich bin sicher, viele von Ihnen kennen genau diese Problematik. Viele Systeme, z.B. die mit S, P oder J beginnen, kommen hier schnell an die Grenzen und bieten keine Lösung, ggf. nur über einen Eingriff in den Standard durch Berater oder IT. Über welche Folgen wir dann sprechen werden, später.  

Aber auch diese Aufgabe des neuen Feldes wird endlich erfolgreich gemeistert. Nun rein mit den Daten. Damit die Workflows laufen, brauche ich eine Zuweisung der Führungskräfte zur Mannschaft. Schließlich soll der Manager z.B. Urlaube freigeben. Die Rolle ist ggf. ja schon vordefiniert. Aber was ist nun mit der Vertretung oder Assistentin? Bekommt die auch die Rechte? Wie sind die Zugriffsrechte, ggf. können die dann alles sehen, auch was nicht beabsichtigt ist? Auch Gehaltsdaten? Oh, jetzt wird es langsam kritischer. Aber viele Lösungen können die Rollen im Detail einstellen und Felder oder Bereiche berücksichtigen. Seien Sie sich hier schon bei der Auswahl sicher!

In der Excel-Datei haben Sie vielleicht schon zu jedem Personal eine Führungskraft (meist durch die Verbindung über die Personalnummer) zugewiesen. Hoffentlich haben Sie keine doppelten Personalnummern, sonst geht das schief. Dann müssten Sie zur Eindeutigkeit einen Mandanten mitgeben oder sich im Vorfeld über eine Eindeutigkeit verständigen und besser gleich alle verbundenen Systeme mit der neuen Kennung (wegen möglichen Schnittstellen) versehen. Prozesse, die später richtig viel Arbeit einbringen können.

Nun haben Sie auch hier gute Arbeit geleistet. Die Daten sind drin, die Manager den Mitarbeitern korrekt zugewiesen. Das sieht gut aus! Viele Systeme können dann auch schon direkt ein Organigramm erzeugen, z.B. Anbieter die mit P, J, S oder R beginnen. Bei manchen brauchen Sie Zusatztools dazu. Aber auch hier: Vorsicht! Natürlich ist es ein Erlebnis, die Daten im Organigramm visualisiert zu bekommen. Nur wer sieht diese Daten? Welche Details sind für verschiedene Rollen sichtbar? Sind nur aktuelle Mitarbeiter sichtbar, oder auch zukünftige? Kann ich historische Diagramme anzeigen lassen? Viele Fragen stellen sich vielleicht erst später.

Nun aber an die Arbeit! Sie pflegen Daten nach, weil ja nicht alles über die Excel-Liste möglich war. Ich erinnere an das neue Feld, welches ich erzeugt habe. Diese will ich aber nicht in allen Datensätzen einzeln ändern, sondern ich habe 246 Mitarbeitersätze, die den gleichen Wert haben. Geht diese Massenpflege? Nein, dann willkommen bei vielen Systemen auf dem Markt, die das nicht können. Sie merken nun, welche Auswirkung die technologische Basis im Tagesgeschäft haben kann und wird.

Am Ende sind die Daten auch gepflegt und ich bekomme die Nachricht, dass eine Führungskraft gekündigt hat und ab sofort freigestellt ist. Also rein ins System und den Mitarbeiter austreten lassen, aber eben zum Vertragsende nach der Kündigungsfrist. Kann der Datensatz nun auch sofort inaktiv im Zugriff auf die HR Daten sein? Was ist mit den Workflows, die noch offen sind? Wo laufen die denn jetzt hin? Mein Organigramm habe ich ja, der Einfachheit halber, direkt an der Beziehung „wer führt wen?“ aufgebaut. Was passiert, wenn ich den Datensatz inaktiv habe? Werden dann die Mitarbeiter dem nächst-höheren Bereich zugeordnet? Wie verändert sich mein Organigramm?

Hier kommt nun erneut die Architektur ins Spiel. Viele Systeme, wie Anbieter mit J, S, P oder O, bauen keine Organisationsstruktur auf oder können dies auch gar nicht. Auch keine Stellen, die das Personal besetzt. Die Grundlage ist der Mitarbeiterdatensatz und dort hängt eine Stellenbezeichnung dran. Ähnlich einem Payrollsystem. Wer auf dieser Basis anfängt, kommt später bei einer Dynamik innnerhalb der Struktur in echte Schwierigkeiten. Ein Organisationsmanagement ist zwar anfangs oft gefürchtet, aber ein wirkliches Muss bei der sinnvollen und hochautomatisierten Prozessunterstützung. Workflows müssen vielfältig und flexibel zuweisbar sein und dürfen nicht an den Menschen hängen, sondern eben an den Stellen, die sie betreffen. Wie gehen Sie z.B. mit einer kommissarischen Führung um? Dieser Mensch ist ggf. für zwei Bereiche oder Teams in ganz unterschiedlichen Rollen und Anforderungen zuständig. In einigen Systemen müssen Sie diesen Menschen zweimal anlegen und mit zwei verschiedenen Teams verknüpfen. Nur stellen Sie sich das n-fach vor. Was bedeutet das auch für das Reporting? Haben Sie dann einen doppelten Headcount? Wo zählt er? Ist dieser Mensch ggf. nur Teilzeit beschäftigt und hat kein volles FTE? Aber die Stellen haben ggf. beide eine Vollzeitanforderung. Wie trennen Sie beides?

Ich stoppe nun mit den weiteren Vorgängen, die immer komplexer werden. So haben wir uns die Themen Weiterbildung und Qualifikation, Ausbildungsmanagement, Skill-Management, Personalgespräche, Zielvereinbarungen und viele mehr noch gar nicht angeschaut. Hier stellen sich viele Produkte, ebenfalls auch die bekannten mit den Buchstaben J, P, S und viele angelsächsische in der Aufmachung attraktiv dar, aber kommen schnell an die Grenzen. Es macht absolut Sinn auf Cloud-basierte Standard-Produkte zu setzen, aber gerade die „perfekt vorbereiteten“ und „sofort nutzbaren“ Systeme bieten eben nur genau das und lassen nur eine geringe Abweichung zu. Viele haben vordefinierte Masken und Workflows, z.B. beim Onboarding oder Urlaub, welche eben nicht in der Weise konfigurierbar sind, wie Sie es sich wünschen. Es ist aber auch klar, dass jedes Standard-System bei den Kunden Kompromisse und eine Unterordnung an die Philosophie und das Datenmodell erfordert. Nur scheint hier ein Fokus nicht im WIE oder WARUM es der Anbieter macht, zu liegen, sondern nur am WAS. Leider setzt sich der Trend vieler Konsumenten auch bei der Auswahl von betrieblicher (HR) Software durch, sich durch einfache Methoden ablenken zu lassen.

Neben der Software ist aber auch das Einführungskonzept, sowie der Service im Betrieb zu betrachten. Hier unterscheiden sich die Modelle dramatisch. Der eher amerikanische Ansatz über FAQ oder (Video-) Tutorials zu gehen kommt immer mehr in Mode und ist bei vielen Anbietern, auch unter Kostengesichtspunkten, das gängige Basismodell, so z.B. bei Anbietern beginnend mit C, P oder S. Werden persönliche Ansprechpartner verlangt, so steigen die Kosten teilweise enorm an. Auch bieten viele angelsächsische Anbieter den Support nur in englischer Sprache und nur über Ticketsysteme. Hier machen wir die Erfahrung, dass es zu hoher Frustration im Regelbetrieb kommt, da wichtige Rückmeldungen einfach nicht fristgerecht stattfinden oder von geringer fachlicher Qualität sind, da ein (internationaler) Helpdesk oft die Problematik gar nicht versteht.

Unter Einführung verstehen leider noch zu viele das Anschalten der Software und Loslegen mit der täglichen Arbeit. Auf einen Berater wird aus Kostengründen verzichtet. Doch vergessen Sie nicht, dass Personaler oft noch keine Projekterfahrung besitzen, oder eben keine Prozessspezialisten sind, die es gelernt haben, eine (komplexe) Software einzurichten. Was anfangs so leicht erscheint, kann schnell zu einem bleibenden Ärgernis werden. Anbieter, beginnend mit C, M, S oder P bieten zum Einstieg Minipakete an, die aber im späteren Verlauf oft nicht ausreichen. Der wirkliche Nutzen der Software wird in vielen Fällen gar nicht erreicht, weil z.B. Rechte nicht sauber konfiguriert werden können, Felder fehlen, Korrespondenzen zu komplex in der Erstellung sind, Reports nicht die „richtigen“ Daten liefern oder einfach die Prozesse anfangs ganz anders eingeschätzt wurden und jetzt der fachliche Transfer auf die Kundenbedürfnisse fehlt. Wir als Beratungshaus erleben dies in der täglichen Praxis. Ein persönlicher Ansprechpartner und guter After-Sales Support sind weiterhin sehr wichtig. Jedoch kann vieles über online-Systeme, wie Tickets, FAQ, etc. unterstützt werden, das ist klar.

Cloud-Systeme bieten oft einen „evergreen“-Ansatz, sind also Release-frei. Die ständigen Weiterentwicklungen des Herstellers fließen direkt tagesaktuell in Ihre Software ein und Sie befassen sich nicht mehr mit Updates oder Releasewechseln. Hersteller, die dies anbieten, beginnen beispielsweise mit W oder R. Dies sollten Sie auf alle Fälle im Auge behalten, denn eine aktuelle Software schützt Ihre Investition. Spätere Aufwände, auch diese aktuell zu halten, sollten vorab geklärt und kalkuliert werden. Hier lauern echte Kostenfallen. Besonders, falls der Hersteller kundenspezifische Anpassungen macht, wie bei Herstellern beginnend mit S oder P.

Es gibt nicht das beste oder perfekte System. Ich denke das wissen alle. Der Markt ist für Außenstehende aber zu groß und unübersichtlich. Wir von p-manent consulting sind seit 20 Jahren auf dem Markt, kennen die meisten Produkte und Hersteller und haben uns nicht ohne Grund für die Partnerschaft mit rexx systems aus Hamburg entschieden. Wir waren frei in der Auswahl und haben sehr sorgfältig ausgewählt. Tun Sie das auch. Wir beraten Sie auch gerne vor der Entscheidung, unabhängig vom Produkt. Denn das Produkt muss zu einem Unternehmen in der Philosophie passen, nicht nur in den Features, und ein „Missmatch“ ist in Niemandes Interesse.

Wenn Sie schließlich wissen möchten, was sich unter den Kürzeln der Hersteller oder Produkte verbirgt, dann stehen wir gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Mehr Infos:

Dirk Linn, www.p-manent.de, Tel. 0211-5800-4560 oder im youtube Kanal von p-manent consulting